09 giu Cosa fa un Event Planner

Quella dell’Event Planner è una figura professionale che negli ultimi anni ha avuto una crescita molto evidente.Certo è che molte persone si sono improvvisate EP senza realmente avere le competenze e in alcuni casi nemmeno una reale attitudine.

Non sono solita criticare, anzi amo incoraggiare e motivare chi mi chiede consigli o suggerimenti, ma per il cliente finale è fondamentale raggiungere l’obiettivo prefissato e per riuscirci c’è bisogno di know-how ed expertise.

Diventa fondamentale a questo punto mettere qualche “puntino sulle i”…

Cosa fa l’event planner?

Innanzitutto cominciamo col dire che l’EP non organizza party.

Siete sorprese? È comprensibile…

Una festa il cui fine è il solo divertimento non può definirsi un evento.

In base a quanto definito dal Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti questa professione viene inquadrata sotto il titolo di pianificatori di “riunioni e congressi” pertanto è chiaro che un Event Planner ha il compito di favorire ed amplificare sinergie e connessioni che possano incrementare il fatturato del cliente che ha commissionato l’evento.

Per fare ciò è fondamentale avere delle spiccate attitudini personali ed un’ attenzione ai dettagli tipica di chi non lascia nulla al caso.

Quali sono le capacità personali di una Event Planner?

Data la mole di lavoro a cui un EP deve far fronte, le capacità personali dovranno essere molteplici e comprovate.

Possiamo dire senz’altro che le qualità di un buon planner possono includere:

• Organizzazione

La capacità di organizzare ogni fase della pianificazione da un punto di vista logistico è il presupposto per dare vita ad un evento di successo. L’organizzazione è lo skill che si interfaccia con ognuna delle peculiarità che seguiranno.

• Flessibilità

Per il raggiungimento dell’obiettivo una brava EP si deve fare in quattro a discapito della vita privata. Se necessario non si mangia e non si dorme!

• Creatività

Bisogna avere idee! Capire le necessità del cliente e sviluppare un evento che sia originale ed attraente, proporzionato al budget e concreto. Due candele e i fiori le può mettere anche mia zia…

• Business Acumen

Si tratta del “senso degli affari”, una vera e propria attitudine da coltivare con attenzione e risolutezza. Avere carenze in tal senso può rappresentare un handicap per la crescita professionale.

• Budgeting

Allocare in modo ottimale le risorse disponibili in relazione al piano strategico e verificare l’andamento delle attività in rapporto agli obiettivi prefissati.

• Multi-tasking

Fondamentale!! Saper fare più cose contemporaneamente è la “conditio sine qua non” per passare dalla fase di pianificazione alla realizzazione materiale di un evento.

• Comunicazione

L’EP deve interagire con decine di ruoli fondamentali: operai, facchini, fornitori, clienti, sponsor, collaboratori. L’aspetto comunicativo è alla base di ogni attività lavorativa, come ho già sottolineato nel mio articolo del 20 aprile scorso inerente alla Comunicazione sul lavoro.

In conclusione

Pianificare e realizzare un evento richiede molto impegno, ma quando il risultato supera le aspettative, tutti gli sforzi saranno ampiamente ripagati.

A questo punto l’EP potrà (se mai lo vorrà) rilassarsi 5 minuti prima di ricominciare con la prossima sfida: più grande, più bella, più memorabile.